Réalisation d'un inventaire avec un logiciel EBP Gestion
Remise à zéro avant inventaire
Il convient de remettre à zéro les stocks avant de réaliser l'inventaire afin de pouvoir saisir uniquement les articles existants, avec leurs quantités, dans un second temps. Pour des grandes quantités d'articles, le plus rapide est de réaliser un export des articles possédant un stock réel non null, puis de l'importer sous forme d'inventaire.
Préparation du fichier Excel à importer
A partir de fichier texte issu d'un douchette
Fusion
Il convient de fusionner les fichiers en un seul. Par exemple afin de fusionner le contenu des fichiers nommés "SAISIES.TXT" situé dans plusieurs sous dossier du dossier "INVENTAIRE" :
- Depuis un shell bash linux
- Se placer dans le dossier INVENTAIRE
- Utiliser : ls -d -1 */* | grep "SAISIES.TXT" > liste.txt
- Puis : sed '/^$/d;/^#/d;s/^/cat "/;s/$/";/' liste.txt | sh > SAISIES_FUSION.TXT
Le fichier SAISIES_FUSION.TXT ainsi obtenu sera notre base de travail.
Importer le fichier dans Excel
"Données" > "A partir d'un fichier texte/CSV" .
Utiliser l'assistant pour réaliser l'import. Il est important de codifier le type de colonne en "texte" pour les code barre et code article.
Préparation du fichier
Une fois notre liste dans Excel il faut réaliser les opérations suivantes :
- Contrôle des codes articles par comparaison avec un export complet de la liste des articles (=> "recherchev")
- Corriger les erreurs de code article non trouvé (souvent un espace en plus ou en moins)
- Supprimer les doublons d'article (le plus simple : utiliser le trie par ordre alphabétique et l'ajoute d'une colonne contenant une formule)
- Ajouter les colonnes nécessaires à l'import
- Exporter le fichier
Importer un inventaire
Un fichier Excel devra être exporté sous forme CSV texte séparateur tabulation. Les colonnes nécessaires sont les suivantes :
| Code article | Ligne - Nouveau stock | Document - Dépôt | Document - Date | Document - N° document | Document - État de validation |
|---|---|---|---|---|---|
| Le code de l'article | Quantité en stock | ID du dépôts | Date de l'inventaire | Référence | VALIDE |
- ID du dépôts : identifiant système de type "3b7fa0c3-1f64-449f-9277-cb8d8ccb9663". Devra être récupéré par un export de la liste des dépôts.
- Référence : texte libre devant être identique sur toute les lignes d'article importé. Il sera ajouté en en tête de l'inventaire sur EBP
- VALIDE : texte "VALIDE" permettant de créer un inventaire validé sur EBP.
Les valeurs texte ne doivent pas être entouré de " ou ' .
