Clôture comptable

Préalable

• Créer le dossier où seront placés les éléments de sauvegarde
• Connaître le résultat de l'exercice attendu
• Connaître le code du journal s'extourne, s'il y en a un

• Contrôles Recommandés par Quadra
  • Outils > Utilitaires dossiers > ajustement des soldes.
  • Outils > Utilitaires dossiers > contrôle de lettrage.
  • Outils > Utilitaires dossiers > contrôle des répartitions analytiques (si vous gérez l’analytique).- cocher toutes les anomalies
  • Outils > Utilitaires dossiers > décentralisation des journaux.

déconnecter les utilisateurs

• Demander aux utilisateurs de fermer le dossier
• Qappli ou Quadra > quadra > Database > Client > supprimer le fichier quadra.lck

Sinon redémarrer tous les ordis

Sauvegarder le dossier

• Outil/suivi des dossiers/sauvegarde/reprise
• Sauvegarder /suivant
• Tout cocher/suivant pour sauvegarder les archives
• Compacter ? Non / Compresser ? oui
• Définir le dossier de destination et le nom du dossier de sauvegarde
• Lancer et vérifier que le dossier est bien créée

Lancez le changement d’exercice

• Clôture > Changement d’exercice

Notez : La validation de période et la clôture de période ne sont pas des étapes préalables au changement d’exercice. Vous pouvez lancer la clôture directement.

• Cliquez sur [OK] lors de l’affichage du rappel des obligations
• Vérifiez les dates d’exercice et le code journal des A nouveaux.

Pour un dossier en reprise balance, décochez la case Génération des écritures desolde à nouveau

• Options de traitement :
  • Maintien de l’option « détail clôture » à partir des comptes : L’option "Détail clôture" est active par défaut à la création d’un compte client ou fournisseur. Elle permet de conserver les écritures non soldées des comptes avec leur date d’origine à la clôture de l’exercice.
  • Garder le détail des écritures lettrées à cheval : Cette question est posée uniquement si vous avez choisi de maintenir l’option " Détail clôture ". Les écritures lettrées « à cheval » sur deux exercices sont repérables aux 2 lettres minuscules utilisées pour le lettrage. Cette option permet de conserver le détail (avec leur date d’origine), sur ces écritures.
  • Générer le fichier des écritures comptables (FEC) : Cette option permet de générer le fichier des écritures comptables (FEC). Le FEC et le fichier d'informations associé sont stockés avec les archives comptables, et accessibles au chapitre Archives comptables de la fiche client.
  • Forcer la sauvegarde avant le changement d’exercice : Pour activer l’option, allez dans Cegid Quadra Paramétrage > Paramétrage Constantes des dossiers comptables pour cocher la case.
  • Extourne :
    • Si vous souhaitez effectuer des extournes, il est possible de le faire depuis cette fenêtre en renseignant le journal s'extourne et la période.
    • Si vous gérez les folios, le journal d’extourne doit avoir la gestion des folios activée Vérifiez si cette option est cochée par le menu Paramétrage > Journaux sur le journal d’extournes.
• Vérifier le résultat et écrire OUI
• Indiquer le dossier où vont être mis les documents de clôture (FEC-PDF) – par exemple le même dossier dans lequel a été mis la sauvegarde.
• Ce dossier est à sauvegarder sur un autre support et à garder 10 ans.